Crie um banco de dados utiliznado o MS Access

Para criar um banco de dados, é necessário responder duas perguntas: “Que tabelas devo guardar?” e “Quais tipos de informações quero guardar em cada tabela?”. Por exemplo, o orçamento doméstico e uma lista de compras são tabelas, ou quadros, em que as informações são apresentadas.

A lista de compras mostra o nome do produto, a quantidade desejada e, em alguns casos, o preço do produto e o valor final.

Normalmente os termos “nome do produto” e “quantidade desejada” aparecem no topo de uma coluna em que os valores reais são mostrados, como no exemplo abaixo:

Lista de Compras
Nome do Produto	Quantidade Desejada
Arroz Feijão Laranja	1 3 5

A tabela acima se chama “Lista de Compras”. A coluna “Nome do Produto” mostra três valores, “Arroz”, “Feijão” e “Laranjas”. A coluna “Quantidade Desejada” mostra também três valores, 1, 3 e 5. As expressões “Nome do Produto” e “Quantidade Desejada” dão nome a cada pedaço da informação, sendo chamados, como já vimos, de colunas (pois nomeiam cada coluna da tabela) ou campos. A tabela de nosso exemplo informa que você deseja comprar 1 Kg de arroz, 2 Kg de feijão e 5 laranjas. Será verdade?

Veja que esquecemos de mencionar, na tabela, as unidades de medida. Este deveria ser mais um campo da tabela. Eis a nossa tabela corrigida:

Lista de Compras
Nome do Produto	Quantidade Desejada	Unidade de Medida
Arroz Feijão Laranja	1 3 5	Kg Kg unidade

Em suma, podemos sempre acrescentar as informações que acharmos necessárias na forma de campos, ou colunas da tabela, lembrando, no entanto, que em geral, ao acrescentarmos um campo a mais na tabela, deveremos ter como definir um valor para cada linha da tabela. No nosso exemplo, ao acrescentarmos a coluna “Unidade de Medida”, tivemos de definir qual é a unidade de medida usada para cada um dos produtos listados na tabela. Da mesma forma, para o orçamento doméstico, poderíamos ter uma tabela no seguinte formato:

Agora vamos descobrir como fazer tudo isso no MS Access? Ao abrir o MS Access, escolha no menu “Arquivo”, “Novo”, “Banco de Dados”.

Digite um nome para o banco de dados, ou aceite o nome sugerido pelo MS Access. Note que a extensão de arquivo que surgirá é “.mdb”, sempre adicionada ao final do nome do arquivo. Salve seu arquivo em uma pasta criada especialmente para guardar dados, assim você sempre saberá onde encontrá-los.
Agora você poderá criar as tabelas do seu banco de dados. Para isso, você dispõe de três opções: “Criar Tabela no Modo de Estrutura”, “Criar Tabela Usando o Assistente” e “Criar Tabela Inserindo Dados”, conforme a tela abaixo:

Vamos escolher o primeiro método para aprender a criar uma tabela no modo de estrutura. Escolhemos essa forma por ser a mais usada. Clique então duas vezes sobre esta opção e uma nova tabela aparecerá com três colunas: “nome de campo”, “tipo de dados”, “descrição”.

Na primeira coluna digitamos os nomes dos campos de nosso banco de dados. Na segunda, informamos a maneira pela qual queremos apresentar os dados, ou seja, os tipos de dados que iremos trabalhar. Uma coluna tem o formato texto quando os itens dessa coluna são nomes, como “arroz”, “feijão”. O formato numérico pode ser usado para quantidades.

Terminada a criação dos campos da tabela, e antes de salvá-la, há ainda uma coisa a ser feita: você deverá escolher a chave primária da tabela. Uma chave primária é algo que identifica a linha. Uma coluna é chave primária quando ela tem o propósito de identificar, de forma única, cada linha da tabela. Por exemplo, em uma lista de compras, o que identifica cada linha? Provavelmente é o nome do produto, pois cada produto tem um nome que o distingue de outro produto. A quantidade não funciona neste caso, pois há produtos diferentes que podem ser comprados na mesma quantidade. Muito menos a unidade de medida poderia servir para esse propósito, já que uma série de produtos são medidos em quilos, outros em litros, e outros em unidades, impossibilitando o uso deste campo para distinguir um produto do outro.

Para definir qual campo será a chave primária de sua tabela (em modo de estrutura de tabela), basta clicar com o botão direito do mouse sobre o campo que distinguirá a linha e selecionar a opção “Chave Primária”. No nosso exemplo a linha Nome do Produto será a chave primária desta tabela.

Após definir a chave primária, salve a sua tabela clicando no botão “Salvar”. O MS Access pedirá o nome da tabela. Digite o nome da tabela recém-crPara preencher a tabela que você acaba de criar, basta clicar no menu “Exibir”, “Modo Folha de Dados” e uma nova tela se abrirá com os campos que você definiu previamente na tabelaiada.

Observe como o preenchimento é feito, linha a linha. Ao inserir todos os seus dados, salve o documento. Pronto! Você terá um banco de dados com uma tabela para fazer suas compras.